Untuk syarat dokumentasi peserta Global Sumud Flotilla, ada beberapa perkara asas yang memang diperlukan oleh mana-mana misi kemanusiaan antarabangsa di laut, ditambah dengan syarat khas flotilla. Berikut susunan mengikut kategori:
Dokumen Wajib Peserta Flotilla
Pasport Antarabangsa
- Mesti sah sekurang-kurangnya 6 bulan dari tarikh berlepas.
- Beberapa pelabuhan persinggahan (contoh: Sepanyol, Itali, Tunisia, Turkiye) perlukan pasport yang masih valid untuk masuk/keluar.
Visa / Kebenaran Transit
- Sesetengah negara pelabuhan mungkin perlukan visa (bergantung kewarganegaraan).
- Peserta Malaysia biasanya bebas visa di banyak negara Eropah/Utara Afrika untuk lawatan singkat, tapi perlu semak status setiap pelabuhan.
Surat Kebenaran / Perakuan Peserta
- Peserta perlu ada surat rasmi pelantikan daripada organisasi flotilla (contoh: Freedom Flotilla Coalition, Sumud Nusantara).
- Surat ini membuktikan mereka bukan pelancong biasa tetapi sebahagian daripada misi kemanusiaan.
Borang Kesihatan / Medical Clearance
- Dokumen daripada doktor yang mengesahkan peserta layak menyertai pelayaran jauh dan bebas daripada penyakit berbahaya.
- Sertakan rekod vaksinasi asas (contoh: Hepatitis, Tetanus, mungkin COVID jika negara transit minta).
Insurans Perjalanan / Kemanusiaan
- Walaupun bukan semua berita menyebut, kebanyakan NGO antarabangsa mensyaratkan peserta ada insurans perjalanan antarabangsa yang meliputi kecemasan perubatan & repatriasi (penghantaran pulang).
Kertas Undang-undang / Legal Waiver
- Peserta perlu tandatangan borang pelepasan tanggungjawab (waiver) yang menyatakan mereka sedar akan risiko ditahan, diserang, atau berlaku kecemasan di laut.
- Ada juga dokumen hak asasi: peserta biasanya bawa salinan nombor konsulat / peguam antarabangsa.
Kad Identiti NGO / Lencana Peserta
- Flotilla lazimnya mengeluarkan ID badge khas untuk dipakai semasa pelayaran.
- Ini memudahkan pengecaman, termasuk jika ada pemeriksaan pihak berkuasa luar.
Dokumen Tambahan (Digalakkan)
- Salinan Pasport & Dokumen Penting dalam bentuk fizikal dan digital (disimpan dalam pendrive atau cloud).
- Surat Perakuan dari NGO tempatan / Kerajaan (contoh: di Malaysia, peserta kadang bawa surat daripada NGO kemanusiaan berdaftar atau kenyataan sokongan rasmi).
- Kontak Kecemasan — senarai nama, nombor telefon keluarga / wakil NGO yang boleh dihubungi jika ditahan.
- Kertas Posisi (Position Paper) — ada NGO yang sediakan dokumen ringkas menjelaskan misi flotilla (bagi kepada wartawan / pihak berkuasa jika diperlukan).
Nota Penting
- Ada laporan bahawa peserta flotilla terdahulu (contoh 2010 Mavi Marmara) ditahan dan dokumen mereka diperiksa / dirampas. Jadi salinan berganda amat penting.
- Peserta juga digalakkan simpan dokumen dalam pouch kalis air kerana risiko basah/terjatuh di laut.
